Alati muuttuvassa maailmassa jokaisen yrittäjän tulisi tarkistaa säännöllisin väliajoin oman sopimuskantansa ajantasaisuus ja se, että kaikki yrityksen sopimukset ja niiden mahdolliset muutokset on tehty kirjallisesti. Liian monesti tuudittaudutaan siihen, että pahimmillaan vuosikymmeniä sitten allekirjoitettu kirjallinen sopimus turvaa oman aseman tänäkin päivänä, vaikka olosuhteet olisivat muuttuneet moneen kertaan sopimuksen laatimisen jälkeen ja osapuolten tosiasiallinen sopimussuhdekin on suullisten muutosten takia muuttunut olennaisesti alkuperäiseen kirjalliseen sopimukseen nähden. Yhteiskunnassamme tarvitaan toki luottamustakin liikesuhteissa, mutta sen varaan ei kannata jättää oman yrityksen asioita, mikäli jotain ongelmatilanteita ilmenee myöhemmin.

Tärkeää olisi ensinnäkin, että sopimuskumppaneiden kanssa tehtäisiin aina kirjalliset sopimukset ja kaikki sopimuksiin myöhemmin tehtävät muutokset tai lisäykset tehtäisiin myös kirjallisesti. Suulliset sopimukset ovat sinänsä lähtökohtaisesti täysin yhtä päteviä kuin kirjallisetkin, mutta ongelman suullisissa sopimuksissa aiheuttaa niiden toteen näyttäminen konfliktitilanteessa. Mikäli osapuolten riitaa joudutaan käsittelemään käräjillä saakka, on jutun lopputulos aina hieman epävarma jos jutun perusta nojaa henkilötodistelun varaan. Tällöin juttu ratkeaa monesti siihen, kumman osapuolen todistajat ovat uskottavampia kuin toisen. Niinpä tällaiset tilanteet vältettäisiin sillä yksinkertaisella tempulla, että sopimukset laaditaan kirjallisesti. Yleistä on toki, että luotettavan sopimuskumppanin kanssa ei aina tehdä kirjallisia sopimuksia tai ainakaan myöhemmin tehtäviä lisäyksiä ei välttämättä aina viitsitä tehdä kirjallisesti. Oman oikeusturvan eteen kuitenkin kannattaisi nähdä sen verran vaivaa, että vähintään sopimuksen keskeiset ehdot kirjattaisiin jotenkin kirjallisesti (vaikka sähköpostikirjeenvaihdolla), jotta ne olisivat helposti näytettävissä toteen myöhemmin. On hyvä myös muistaa, että maailman luotettavinkin sopimuskumppani saattaa vaihtua yhtäkkiä yrityskauppojen tai kuolintapauksen takia muuhun toimijaan, joka ei välttämättä kunnioita aiemmin suullisesti sovittuja asioita, minkä takia kirjallisten sopimusten tekeminen myös kannattaa.   

Oman yrityksen juridisen aseman kannalta ensiarvoista olisi myös, että oma sopimuskanta vastaisi tämän päivän vaatimuksia ja riskejä. Yrityksen vakiosopimuspohjat voivat olla esimerkiksi vuosia vanhoja eikä niissä välttämättä ole huomioitu lakien muutoksia tai oman yrityksen tosiasiallisen toiminnan muutoksia, mikä voi aiheuttaa ristiriitaisuuksia ongelmatilanteissa. Toisaalta yrityksen oman aseman kannalta kannattaisi muutenkin käydä läpi vanhat ja edelleen voimassa olevat sopimukset, ja tarkistaa minkälaisia riskejä sieltä voi tulla ja olisiko ehtoja neuvoteltavissa tämän päivän olosuhteita vastaaviksi. Esimerkiksi toimitussopimuksissa on voitu alun perin sopia jostain tietyistä toimitusajasta ja sen rikkomisesta aiheutuvista viivästysseuraamuksista. Sopimuksen allekirjoittamisen aikaan sovitut aikataulut ovat voineet olla oikein, mutta myöhemmin tapahtuneitten muutosten takia vaikeasti toteutettavissa samassa aikataulussa nykypäivänä. Niinpä jos samainen kirjallinen sopimus on edelleen voimassa sellaisenaan, tulisi omien vastuitten minimoimiseksi huolehtia sopimusten saattamisesta tämän päivän olosuhteita vastaaviksi. Sopimuskumppani voisi kuitenkin viivästystilanteissa periaatteessa edelleen vedota kirjallisessa sopimuksessa olevaan toimitusaikakohtaan viivästysseuraamuksineen vaikka toimitusajoista olisikin kenties jossain välissä suullisesti sovittu toisin. Tällöin oltaisiin taas siinä ikävässä ja epävarmassa tilanteessa, jossa paperilla olevaa tekstiä pitäisi yrittää todistaa toiseksi henkilötodistelulla.

Hyvä olisi myös tarkistaa sopimuksista onko jokin ajankohtaiseksi tullut seikka jäänyt täysin sääntelemättä nykyisissä sopimuksissa. Esimerkiksi kiinteistönhuoltosopimuksissa monesti huollettavat alueet ovat voineet kasvaa alkuperäisestä, mutta vastuunjakoa ei ole päivitetty samaan tahtiin kirjallisiin sopimuksiin. Niinpä jonkin vahingon sattuessa voi olla tilanne, jossa kyseisen alueen vastuunjaosta ei ole sovittu kirjallisesti mitään. Tuolloin joudutaan tulkitsemaan alkuperäisen sopimuksen ehtoja, kattavatko ne myös tämän tilanteen, mikä myös on juridisesti epävarma tilanne.

Yrityksen sopimushallintaan sisältyy olennaisena osana myös yrityksen vakuutusten ajan tasalla pitäminen. Vuosia voimassa olleista vakuutuksista tulisi säännöllisin väliajoin tarkistaa vakuutusmäärien riittävyys ja se, että kaikki yrityksen omaisuus ja toiminta on ylipäätään vakuutettu. Kustannustehokkaan toiminnan kannalta tärkeää olisi myös vahtia, ettei yrityksessä ole voimassa nykyisen liiketoiminnan kannalta mitään turhia vakuutuksia. Yrityksen nykyisten vakuutuksien vakuutusehtojen lukeminen myös kannattaa, koska silloin näkee onko jotain oman yrityksen toiminnan kannalta olennaista seikkaa rajattu pois vakuutusehdoissa ja olisiko täten vakuutusyhtiön vaihto kenties tarpeen. Toiminnan vastuuvakuutuksien tärkeyttä ei voi myöskään koskaan korostaa liikaa. Vastuuvakuutuksilla kuitenkin minimoidaan se, etteivät mahdolliset vahingonkorvausvastuut ulkopuolisille kaada heti yhtiötä nurin.